Mit Wirkung vom 01.01.2015 hat die Finanzverwaltung ihre Rechtsauffassung zu den sog. GoBD neu gefasst. Die Buchstaben stehen für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„.

Betroffen sind grds. alle Unternehmer, die ein Gewerbe betreiben. Allerdings will die Finanzverwaltung die Grundsätze auch auf Freiberufler anwenden, selbst wenn diese nach Handels- und Steuerrecht nicht verpflichtet sind Bücher zu führen. Das betrifft insbesondere Ärzte und sonstige Heilberufler, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln.

Im Folgenden informieren wir Sie über die wesentlichen Neuerungen aus dem entsprechenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den GoBD (i.F. GoBD-Erlass).

1. Änderungen und Schwerpunkte der GoBD

1.1 Zeitgerechte Erfassung von Grund(buch)aufzeichnungen

Die GoBD fordern grundsätzlich eine zeitgerechte Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle. D.h. Unternehmer erfüllen die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung nur, wenn sie belegen können, dass sie sämtliche Sachverhalte, die in der Buchhaltung erfasst werden müssen, auch zeitnah dokumentiert haben. Hier empfiehlt sich, eine kurze Verfahrensbeschreibung um die genauen Abläufe in Ihrem Betrieb bzw. Ihrer Praxis darlegen zu können.

Zu den Einzelheiten verweisen wir auf Nr. 3 dieser Information.

1.2 Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Erfassung gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in den buchhalterischen Grundbüchern als unveränderbar. Diese erstmalige Erfassung muss nicht zwingend IT-gestützt erfolgen. Die Unveränderbarkeit gilt auch für Systeme wie die Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und die Zeiterfassung. Bei Stammdaten, die Einfluss auf die Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnung haben (z.B. steuerlich relevante Kundendaten wie Wohnsitz, Umsatzsteuermerkmale o.ä.), müssen die Änderungen nachvollziehbar sein (z.B. durch Historierung, Protokollierung etc.).

Hierbei gilt zu beachten, dass bestimmte Formate wie Microsoft Office und Aufbewahrungsformen (Dateisysteme) nicht ohne weitere Maßnahmen die Anforderungen der neuen GoBD erfüllen.

2. Definition der steuerrelevanten Daten

Zu den steuerrelevanten Daten, die somit als aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig gelten, gehören alle außersteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungen, alle Bücher und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sowie alle Unterlagen, die als Belege bzw. Dokumentation der Geschäftsvorfälle und zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung im Einzelfall von Bedeutung sind.

Hierzu gehören mindestens die Daten die als Betriebsausgaben bzw. –einnahmen verbucht werden und Einfluss auf den steuerlichen Gewinn haben, z.B.:

  • Eingangs-/Ausgangsrechnungen
  • Aufzeichnungen über Wareneingänge/-Ausgänge
  • Entnahmen oder Einlagen (z. B. Warenentnahmen, private Pkw-Nutzung etc.)
  • Berechnungen für die Bewertung
  • Stammdaten

Dies können z.B. auch Unterlagen sein, deren Aufbewahrungspflicht sich aus der Apothekenbetriebsordnung, der Gewerbeordnung oder aus § 26 Kreditwesengesetz u. a. ergeben. Bei Apotheken sind beispielsweise Herstellungs- und Prüfungsbücher betroffen, bei Ärzten in der Vergangenheit die Praxisgebühr.

Mit dem neuen GoBD-Erlass lenkt die Finanzverwaltung den Fokus der Betriebsprüfung verstärkt auf die vorgelagerten Systeme und gibt den „Startschuss“ zu einer intensiven Prüfung der formalen Ordnungsmäßigkeit dieser Systeme. Die Finanzverwaltung geht momentan immer mehr zur Prüfung der steuerlich relevanten Daten aus sog. Vorsystemen über, d.h. IT-erfasste Daten, die für die spätere Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung verwendet werden. Nachfolgend möchten wir eine (nicht abschließende!) Aufzählung betroffener IT-Systeme und Prozesse laut GoBD geben:

  • Lohnbuchhaltungssystem
  • Anlagenbuchhaltung
  • PC-Kassensystem
  • Registrierkassensystem
    (Achtung ab 01.01.2017: Zwingender Übergang zu Kassensystemen, die Einzelaufzeichnung gewährleisten und einen Datenübertrag für die Finanzverwaltung ermöglichen – andernfalls besteht die Gefahr der Verwerfung der Buchführung durch die Betriebsprüfung)
  • Warenwirtschaftssystem
  • Zahlungsverkehrssystem
  • elektronische Waagen
  • Materialwirtschaft
  • MS-Office (Mailing, Outlook, Word-Dateien, Excel-Dateien)
  • Fakturierungsprogramme (dazu gehört auch die Erfassung der GOÄ-relevanten Daten einer sog. Arzt-Software, soweit die Daten für die spätere Rechnungsschreibung bzw. die Weiterleitung an eine PVS verwendet werden)
  • Zeiterfassungssysteme für z. B. Lohn als Grundlage für eine Ausgangsrechnung
  • Archivsysteme
  • Dokumentenmanagementsystem (DMS)
  • Rechnungseingangsbuch
  • Fahrtenbuch
  • Anlagen zur Steuererklärung und Sonstiges

Die Finanzverwaltung gibt bewusst weiterhin keine Definition der so genannten steuerrelevanten Daten, weil die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen zu unterschiedlich sind. Sofern in einem der genannten Systeme Belege anfallen, die Niederschlag in der Buchführung finden, kann von einer Aufbewahrungspflicht und der Notwendigkeit der GoBD-Beachtung für dieses System ausgegangen werden.

Zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist dringend zu empfehlen, die Aufbewahrung der digitalen Unterlagen in Ihrem Unternehmen in Absprache mit Ihrem Systemanbieter vorzunehmen.

3. Erfassung von Belegen

Die neuen Vorschriften der GoBD knüpfen, wie eingangs erwähnt, die Erfassung der Belege an Tagesfristen:

  • Unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen
  • Waren- und Kostenrechnung innerhalb von acht Tagen
  • Bare Geschäftsvorfälle (wie bisher) tagaktuell

Werden Eingangsrechnungen nicht innerhalb von acht Tagen bzw. innerhalb ihrer gewöhnlichen Durchlaufzeit beglichen, sind sie kontokorrentmäßig zu erfassen.

Hier bedeutet Erfassung der Belege nicht automatisch, dass die Belege IT-gestützt verbucht werden müssen. Von „Erfassung“ spricht man auch, wenn folgende Punkte erfüllt werden:

  • Belegidentifikation
  • Belegsichtung
  • Belegsicherung
  • geordnete Ablage, z.B. in einem Ordner oder DATEV Unternehmen online

Dies bedeutet, dass sobald eine „geordnete Belegablage“ vorliegt, die Belege weiterhin periodenbezogen (monatlich bzw. quartalsmäßig) mit unserer Kanzlei ausgetauscht werden können. Denn die zeitgerechte Erfassung dieser Geschäftsvorfälle wird durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt. Dies bedeutet, dass die Belege der Buchhaltung entsprechend zeitnah chronologisch abgelegt werden und dokumentiert werden muss, dass diese gesichtet und entsprechend „erfasst“ wurden. Kurzum: Eine „Schuhkartonablage“ verstößt gegen die GoBD und kann von einem Finanzamt zum Anlass genommen werden, eine Schätzung vorzunehmen.

Bei periodenbezogener Buchführung hat die Finanzverwaltung die Anforderung an die zeitgerechte Erfassung und die Unveränderbarkeit der Buchführung dahingehend konkretisiert, dass sie den Zeitpunkt des spätesten Buchungszeitpunktes bzw. der Festschreibung festlegt. Sofern unbare Geschäftsvorfälle IT-gestützt erfasst werden, müssen sie bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern bzw. vergleichbaren Aufzeichnungen bei nicht Buchführungspflichtigen festgeschrieben sein. Bis dahin muss jedoch, wie oben dargestellt, durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt sein, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen; z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern oder durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen im Kassen-, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystem.

Hinweis

Das Überschreiten der o. a. Monatsfrist kann zur Verwerfung der Buchführung oder von Teilen hiervon führen, wenn vorher keine ausreichenden Maßnahmen zur Belegsicherung getroffen werden. Da in der Praxis vor allem die Monatsfrist nicht immer gewährleistet ist, sollten die Beleg- und Datensicherungsmaßnahmen in einer Verfahrensdokumentation festgehalten und ihre Einhaltung kontrolliert werden.

Wie eingangs erwähnt, sind sind diese Vorgaben auch für die nicht bilanzierenden Mandanten, wie beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte etc., zu beachten. Dies bedeutet, dass auch für Mandanten mit Einnahmen-Überschuss-Rechnungen die Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie die Grundsätze zur zeitnahen Erfassung anzuwenden sind.

Im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall erst dann als gebucht, wenn er festgeschrieben ist und somit den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Änderungen lückenlos nachvollziehbar. Das Erfordernis der Festschreibung gilt auch entsprechend für alle Vorsysteme (z.B. Fakturierungsprogramm, Lohnabrechnungsprogramm, Abrechnungssoftware für Ärzte). Wenn Sie selbst Ihre Buchführung erstellen bzw. im Rahmen eines Vorsystems steuerrelevante Daten erfassen, sollten Sie unbedingt prüfen, wie die Festschreibung bzw. die Vorgabe eines Zeitstempels in Ihrem System erfolgt. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Systempartner an, wie die Festschreibung bewerkstelligt wird.

4. Formatauswahl und Aufbewahrung von elektronischen Belegen bzw. Daten

In digitaler Form eingegangene Daten, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sind, wie z. B. per E-Mail erhaltene Rechnungen müssen in digitaler Form aufbewahrt werden. Sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Die Aufbewahrung des Ausdrucks ist hier nicht ausreichend, vielmehr muss der maschinelle Zugriff auf die Daten durch die Finanzverwaltung sichergestellt sein. Dies gilt nicht nur für Daten, die die Finanzbuchführung betreffen, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen.

Hinweis

Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel” (z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung) und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist diese E-Mail selbst nicht aufbewahrungspflichtig. In diesem Fall muss der Anhang jedoch entsprechend abgelegt und gesichert werden, was mit einem Briefumschlag bei der Papierrechnung vergleichbar ist. Sofern diese E-Mail selbst steuerrelevante Daten bzw. aufbewahrungspflichtige Informationen enthält, so ist auch die E-Mail aufzubewahren.

Daten, die anschließend unverändert in ein IT-System importiert werden oder vor der weiteren Verwendung in andere Formate oder Strukturen konvertiert werden, müssen ebenfalls in der „Original“-Version bei Ihnen unveränderbar aufbewahrt werden.

Die Verwendung von Office-Formaten ist auch nach Einführung der GoBD weiterhin möglich, jedoch nicht unproblematisch. Diese Formate können, sofern sie Belegfunktionen erfüllen, grundsätzlich weiterhin verwendet werden. Es müssen jedoch spezielle Aufbewahrungs- bzw. Archivsysteme eingesetzt werden, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit bzw. der Nachvollziehbarkeit von Änderungen sichergestellt wird. Hierzu müssen ergänzende Maßnahmen getroffen werden, um die Beweiskraft der Office-Dokumente zu erhalten. In Frage kommt hier beispielsweise eine regelmäßige Sicherung, Zugriffschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner, die Verwendung von Schreibschutzmaßnahmen und eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterungen der Maßnahmen. Durch eine Umwandlung des Office-Formats in ein vor Veränderungen schützendes Format, z. B. PDF, sowie die ergänzende Aufbewahrung mit Datum der Umwandlung, kann die Beweiskraft solcher Belege nachhaltig erhöhen.

Insbesondere eine Mithilfe des Office-Programms „Excel“ geführte Kasse entspricht nicht den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, da eine solche Tabelle jederzeit abänderbar ist. Dies ändert sich auch nicht durch eine anschließende Umwandlung in ein vor Veränderungen schützendes Format (z.B. PDF)!

Hinweis

Werden Rechnungen mittels Textverarbeitungsprogramm erstellt und wird die Maske mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, ist es in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des Schreibens nur als Papierdokument aufbewahrt wird. Um möglichen Beanstandungen während einer Betriebsprüfung vorzubeugen, empfehlen wir die Sicherung jeder einzelnen Rechnung samt dazugehöriger Datei.

 Kritischer Hinweis

Aus heutiger Sicht ist nicht eindeutig vorhersehbar, inwieweit die Finanzverwaltung die dargestellten Maßnahmen im Zusammenhang mit Office-Formaten als ausreichend ansieht. Sie stellen jedoch die derzeit herrschende Auffassung dar.

Dieselben Maßnahmen wie bei der Verwendung von Office-Formaten dargestellt, sollten bei der Aufbewahrung von Belegen und sonstigen Aufzeichnungen in elektronischer Form, z.B. auf Datenpfaden im Windows-Dateisystem, erfolgen.

5. Selbstbuchende Mandaten

Wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung selbst erstellen, müssen Sie prüfen, ob durch das verwendete Erfassungsprogramm die Anforderungen der GoBD erfüllt werden; ggfs. sollte mit dem entsprechenden Anbieter geklärt werden, wie die Vorschriften eingehalten werden können.

Insbesondere gilt es zu beachten, dass auch hier die Daten spätestens mit Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung festgeschrieben werden.

6. Verstöße gegen die Vorgaben der GoBD

 Wie streng die Finanzverwaltung in Zukunft Verstöße gegen diese Vorgaben ahnden wird, ist noch nicht vorhersehbar, da es hierzu noch keine Praxiserfahrungen gibt. Die herrschenden Meinungen zur Anwendung sind durchaus unterschiedlich. Es ist jedoch zu hoffen, dass die Finanzverwaltung diese neuen Vorgaben moderat, mit Augenmaß und den notwendigen Weitblick umsetzen und die Anwendbarkeit im Sinne der Steuerpflichtigen prüft.

Bei einem Formmangel in der Buchhaltung liegt ein Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung vor. Sollte die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen jedoch schlüssig und nachvollziehbar sein, gibt der formale Mangel selbst noch keine Grundlage für eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen bzw. zur Verwerfung der Buchhaltung. Wenn die Formvorschriften allerdings nicht erfüllt sind und beispielsweise ein weiterer gravierender Mangel, wie z. B. Kassendifferenzen, auftritt, ist für die Finanzverwaltung durchaus die Möglichkeit zu einer nicht unbeachtlichen Schätzung gegeben. Diese Möglichkeit kann Prüfer durchaus dazu „animieren“, im Rahmen der Prüfung weitere Mängel ausfindig zu machen. Aus diesem Grund bitten wir darum, die neuen Grundsätze ab sofort zu beachten!